3) GTD – Fase número 1 – Coletar

A Coleta dos Veios Abertos

O primeiro passo para utilizar o GTD é coletar. Para que você possa esvaziar a sua mente, é preciso que você guarde toda a sua “tralha” em um lugar confiável, fora da sua mente.

Para que sua mente pare de lembrá-lo de suas tarefas, você precisa estar certo de que coletou absolutamente TUDO o que precisa ser feito. Tudo o que você considera inacabado, pessoal ou profissional, seja grande ou pequeno, urgente ou não, mais ou menos importante, precisa ser coletado. Tudo aquilo que você acha que ainda está incompleto, e que você tem o mínimo de comprometimento pessoal em mudar, será coletado.

Nesse exato momento, você está coletando coisas. Correspondências estão sendo entregues na sua residência. E-mails estão chegando na sua caixa de entrada. Da mesma forma, outras coisas vão sendo coletadas, se não em algum sistema formal, dentro de sua mente. Quando você passa pela cozinha e pensa que precisa comprar mais leite, você está coletando.

Assim que você pensa “deveria”, “preciso”, “eu tenho que” antes de algo, isso acrescenta uma lacuna que precisa ser preenchida, um veio que precisa ser fechado. Para que você possa organizar todas essas atividades, você precisa coletá-las todas em algum sistema confiável. Senão, sua mente se encarregará de coletá-las para você. E também se encarregará de te lembrar disso sempre que você estiver executando outras tarefas importantes, mesmo quando não puder fazer nada a respeito.

Ferramentas de Coleta

Diversas ferramentas podem ser utilizadas para coletar. Pode ser uma caixa, onde você coloca as suas pendências, um caderninho, um quadro branco, um “Palm”, uma mensagem de voz no seu celular ou e-mail. Embora cada uma dessas ferramentas tenha suas próprias características, não são as limitações da ferramenta em si, mas o uso que você faz delas, que definirão a eficácia do seu processo de coleta.

O primeiro quesito para uma coleta eficaz é: Cada uma das lacunas deve estar dentro da sua ferramenta de coleta e fora da sua cabeça. Portanto, preferência deve ser dada às ferramentas que você tem sempre à seu alcance, como celulares e Palms, e menos à outras que você não pode carregar sempre, como o e-mail e uma caixa. No entanto, o e-mail pode ser conveniente no fato de que você leva alguns segundos para escrever um e-mail se lembrar de algo no escritório, e você pode colocar dentro de uma caixa todas as contas que precisa agendar, revistas para ler, tranqueiras para arrumar ou jogar fora, etc. O importante é que você esteja guardando as coisas em algum lugar, fora da sua cabeça, assim que algo aparece e que ainda não está em nenhuma de suas ferramentas de coleta.

O segundo quesito é: Tenha o menor número de ferramentas de coleta com as quais possa sobreviver. Aqui age o princípio de “Tudo deve ser o mais simples possível, mas não mais simples que o possível”. Algumas pessoas podem coletar todas as suas coisas no Palm. Outras talvez usem o e-mail no escritório e um caderninho em casa. Outras gravam mensagens de voz no celular assim que pensam em algo. O importante é que você não tenha mais ferramentas do que seja estritamente necessário. Assim que você definir suas ferramentas de coleta, pense se você não conseguiria coletar todas as suas coisas, sempre que preciso, mesmo sem uma delas. Quanto menos ferramentas você tiver, mais confiança você terá de que seus itens foram coletados, e mais fácil será de processá-los depois.

O terceiro quesito é: Esvazie suas caixas de coleta regularmente. As ferramentas de coleta não servem para guardar coisas que você vai fazer, nem devem ser usadas como “lista de atividades”. Elas são apenas uma forma de você marcar em algum lugar, fora da sua cabeça, algo que precisa ser feito. Você precisa ter o hábito de tirar as coisas de sua caixa de entrada, mas isso não significa que você vai fazer todas elas na mesma hora! Você apenas vai definir o que elas são, e organizá-las dentro do seu sistema. Além disso, você nunca deve colocar NADA de volta na caixa de coleta! A caixa de coleta é como um container onde você coloca as coisas que ainda precisa processar. Se você deixar as coisas dentro dela, é como se você deixasse latas de lixo que ninguém descarrega.

Um excesso de tralha na caixa de entrada, é um sinal de falha no próximo passo do sistema da pessoa. Esse é também o máximo que algumas pessoas chegam em matéria de organização, principalmente no caso de caixas de entrada de papel e no e-mail. Pelo menos elas sabem que lá dentro, em algum lugar, de algum modo, existe alguma coisa que elas ainda precisam fazer.

Utilizando-se da fase da coleta com eficácia, você poderá garantir que TUDO aquilo que chega até você está mapeado em suas ferramentas de coleta e fora de sua cabeça. Mas essa “tralha” não ficará para sempre na sua caixa de entrada. E para esvaziar a suas caixas de entrada, você irá para o próximo passo do processo GTD: Processar.