4) GTD – Fase número 2 – Processar

Processando os Itens Coletados

Antes de explicar a etapa de processar, eu gostaria de responder a seguinte pergunta: “Qual item coletado eu devo processar primeiro? Eu devo processar de cima para baixo ou de baixo para cima?”. A resposta é que todos os itens tem que ser processados ao final da fase de processar. Portanto, teoricamente não deveria fazer diferença a ordem em que você pega os itens, assumindo que você jamais deixaria qualquer item voltar para a caixa de entrada.

No entanto, nem todas as pessoas são disciplinadas assim, e isso pode acabar por complicar um processo que tem que ser simples, para poder ser executado sem esforço e sempre que necessário. Portanto, as duas diretrizes que devem ser seguidas na hora de pegar os itens de coleta são:

• “Você deve começar pelo primeiro item que você ver. Ou seja, se você coletou com um caderninho, você começa com o primeiro item da primeira página. Ou a primeira tarefa do seu Palm. A primeira mensagem do seu celular. Ou o primeiro e-mail.
• “Você deve seguir a ordem lógica dos itens que você coletou. Você não pode pegar o primeiro item, depois o último. Não adianta “escolher” o item também. E, principalmente, você não deve devolvê-lo à caixa de entrada uma vez que você o pegou para processá-lo.

Nossa, com todas essas regras até parece que a etapa de processar é dura, mas não é verdade. Elas só servem para te acostumar a fazer algo que é simples por natureza, da forma mais simples, rápida e direta possível.

Mas o que é Processar?

Agora chegou a hora de processar cada um dos itens da sua caixa de entrada. Mas não se preocupe! Processar não significa resolver ou terminar cada um dos itens que você coletou.
Em vez disso, processar significa seguir dois passos para cada um dos seus itens na caixa de entrada.

O primeiro passo de processar é perguntar: “O que é isto?”.

Isso mesmo! Essa simples pergunta já é 50% da fase do processamento. E ela é importante porque é ela que define qual será o segundo passo. Uma vez respondida essa pergunta, você pode ir para o próximo passo.

O segundo, e último passo, é perguntar: “Isso é passível de ação?”

Se você responder: “Não!”, então você tem três opções.

1. Jogar no lixo, isso não serve para nada
2. Arquivar, pois isso contém informação que eu posso precisar no futuro
3. Incubar, pois eu posso querer reavaliar esse item no futuro.

Caso você deseje arquivar esse item, é importante que você tenha um local onde esteja habituado a arquivar suas informações, seja no computador, em uma pasta, ou em um arquivo mesmo.

Caso você deseje incubar um item porque não há ação passível agora mas talvez haja no futuro, você então deve marcar uma data quando esse item voltará a ser enviado para a sua caixa de coleta, onde você o processará novamente e, possivelmente, responderá “Sim!”.

Voltando a pergunta “Isso é passível de ação?”, caso você responda “Sim!” para um item, então você terá que responder à mais uma pergunta:

“Qual é a próxima ação?”. Se você conseguir responder à essa pergunta, terá em suas mãos o componente exato que precisará organizar para chegar até o resultado desejado. A próxima ação é uma atividade física e visível que o fará chegar mais próximo da conclusão.

Uma vez definida a próxima ação, você possuí três opções:

1. Se ela levar menos de 2 minutos, faça: 2 minutos é basicamente o tempo que você leva organizando uma ação, portanto você pode simplesmente executar a tarefa se o tempo que leva para executá-la é tão pequeno.
2. Delegue: Se você não for a pessoa mais adequada para realizar uma ação, atribua essa tarefa à pessoa mais adequada.
3. Adie: Se você for a pessoa certa para realizar uma determinada tarefa e ela demorar mais do que 2 minutos para ser realizada, você terá que adiá-la para um próximo momento, colocando essa tarefa na sua lista de “Próximas Ações”.

Uma vez que todos os seus itens estiverem processados, você poderá realizar a próxima fase do sistema GTD: Organizar.