5) GTD – Fase número 3 – Organizar

Após a fase de processar, você já sabe quais são seus projetos (que são todos aqueles objetivos que precisam de mais de um passo para serem alcançados), quais são as próximas ações para cada um deles e quais dessas ações você vai delegar e quais vai executar. Agora, chegou a hora de organizar todas essas informações.

A fase de organizar é extremamente importante, não simplesmente porque você não pode ser capaz de fazer sem ter passado pela fase “organizar”, mas porque ela define claramente, sem ambiguidades, o que deve ser feito com cada uma das informações que você processou para que você alcance seu objetivo. Por isso, é importante não só que você organize as coisas, como organize da forma como o GTD recomenda, para que o processo possa se tornar natural e automático, e você possa se concentrar nas tarefas em vez de na organização delas.

Aqui está o que você vai precisar para organizar seus itens:

• Uma lista de projetos
• Material de suporte aos projetos
• Uma agenda / calendário
• Lista de “Próximas Ações”
• Lista “Em Espera”
• Arquivo de Referência
• Uma lista “Algum dia / Talvez”

Lista de Projetos

Similar à uma lista de afazeres, ou “To-Do”, essa é uma lista simples que contém uma série dos projetos que você ainda precisa concluir. Quando eu digo uma lista simples, quero dizer simples mesmo. É só uma sequência de frases que simbolizam um projeto. Exemplo:

• Relatório de vendas de agosto
• Realizar avaliação de desempenho
• Apresentação da nova área

É só isso. Essa lista deve estar sempre à mão, para quando você precisar consultar, e simboliza as coisas que você precisa entregar / terminar.

Material de Suporte à Projetos

Todos os materiais que são relativas à um projeto que ainda não foi concluído deve ser armazenado em um local de fácil acesso, de preferência relacionado com o projeto em questão. Por exemplo, para o projeto “Apresentação da nova área” você provavelmente tem figuras de organogramas da área, lista dos funcionários, de atirbuição, etc. Todo esse material deve estar prontamente disponível no momento em que você for trabalhar no projeto.

Uma agenda / calendário

O modo de usar o calendário no GTD é um pouco diferente dos outros métodos, e possivelmente diferente da forma como você está acostumado à usá-lo. No GTD, apenas os compromissos que devem necessariamente ocorrer em um período específico são incluídos no calendário! Portanto, você não inclui uma ação como “fazer orçamento da área” no calendário como algo para fazer na terça-feira. Muito menos algo para fazer na terça-feira das 8h às 9h. A excessão para isso é se para fazer o orçamento você precisa marcar uma reunião com outras pessoas em um horário específico. Caso contrário, essa ação deve ser lançada na lista “Próximas Ações”.

Próximas Ações

Nessa lista serão listadas todas as próximas ações que você mapeou nos projetos que estão listados na lista de projetos. Essa lista também deve ser simples, apenas te orientando sobre qual o próximo passo. Um exemplo de lista de próximas ações, para os projetos descritos acima, seria:

• Pedir planilha de vendas
• Marcar reunião com RH para definir cronograma da avaliação de desempenho
• Escrever resumo da apresentação

Perceba que a lista de ações não está relacionada diretamente com a lista de projetos. Em vez disso, ela vive quase que independente uma da outra. Essa lista de ações deve estar sempre à mão, e sempre deve ser consultada quando você estiver em um período em que não há nada marcado na sua agenda para fazer, ou seja, não há nada pra fazer que seja mandatório que seja feito nesse dia/horário.

Lista “Em Espera”

Nessa lista você deve incluir todas as ações que foram delegadas na fase “Processar”. Por exemplo:

• Levantamento dos funcionários da área (Cláudia)
• Novas imagens da apresentação (Paulo)

Essa lista também deve ser mantida sempre por perto. Você vai se sentir totalmente sobre controle sabendo que tudo aquilo que as pessoas se comprometeram a entregar para você está em suas mãos, em um só lugar!

Arquivo de Referência

Um arquivo de referência é o local onde você armazenou as informações sobre as quais não há ação à ser tomada, mas que podem ser importantes no futuro. É essencial que esse arquivo seja fácil de ser atualizado e buscado para que ele se mantenha útil. Hoje em dia, com os computadores, isso não é mais um grande problema. No entanto, no caso das informações de papel, é preciso um cuidado especial para que o arquivo não se torne uma caixa de tranqueiras.

Lista de “Algum dia / Talvez”

Nessa lista você armazenará os projetos nos quais ainda não pode trabalhar porque sua lista de projetos está grande demais, e nesse momento eles tem menor prioridade. Normalmente, na lista de “Algum dia / Talvez” encontramos coisas como:

• Aprender espanhol
• Visitar a Grécia
• Ler livro “A viagem de Shackleton”

São coisas que você gostaria de fazer, mas no momento não possui os recursos para fazer. É importante que todos os projetos que se encaixem nessa descrição permaneçam nessa lista, para que você possa revisá-la esporadicamente, e no futuro leve os projetos dessa lista para sua “Lista de Projetos” principal.

Conclusão

Após a fase de organizar, todas as informações que você coletou estarão em um formato otimizado para uso nas suas tarefas. É muito importante que esse formato seja seguido à risca, ao menos à princípio, para que você se acostume com a maneira GTD de fazer às coisas. Pode ser que à princípio dissociar as ações dos projetos, ou removê-las do calendário, não seja tão fácil. Mas com o tempo, a liberdade e controle que você conseguirá com essa abordagem compensará qualquer curva de aprendizado.