6) GTD – Fase número 4 – Revisar

O objetivo do GTD é de mapear tudo aquilo que precisa ser feito em um sistema confiável para que as coisas permaneçam nesse sistema e fora da sua cabeça. Dessa forma, você não vai ser perturbado com pensamentos como “Nossa, eu tenho que fazer aquela coisa!” ou, pior, “Eu não deveria estar fazendo isso. Deveria estar fazendo aquilo”.

No entanto, as coisas que temos que fazer mudam. Coisas que tínhamos para fazer são completadas, ou se tornam irrelevantes. Além disso, novos projetos surgem à todo momento. Portanto, o verdadeiro desafio não está em montar um sistema confiável, mas sim em manter o seu sistema confiável com as mudanças dos projetos.

Se o seu sistema, em algum momento, não refletir exatamente tudo aquilo que você precisa fazer, o seu cérebro não se enganará. Ele voltará a se preocupar em ficar lembrando as coisas que não estão no seu sistema, e você não terá a clareza que precisa para concluir suas atividades.

Garantindo que as informações sejam atuais

Suponha que você esteja no escritório, de manhã, e está prestes a começar o dia. A primeira coisa que você deve fazer é olhar o seu calendário. Com ele, você terá o panorama de todas a ações que você precisa fazer em um momento específico hoje. Caso nesse exato momento você não tenha nada no calendário, pelos próximos 30 minutos, então você olha a sua lista de “Próximas Ações”.

Nessa lista, você vai buscar todas as ações que você pode executar. O ideal é que suas ações estejam categorizadas por “contextos”, como por exemplo “computador”, “telefone”, “escritório”, para que você evite de perder tempo analisando as ações que não pode executar onde está.

Vamos supor que uma das suas ações seja “ligar para Roberta e pedir balanço do dia anterior”. Você decide realizar essa ação, e na ligação, resolve marcar uma reunião com ela amanhã, às 10h.

Aí você tem duas opções: Como essa é uma ação de calendário (precisa acontecer amanhã às 10h) se você estiver com seu calendário em mãos, você pula a fase de coleta e processa esse item. Ele é então adicionado ao seu calendário, que está atualizado.

No entanto, pode ser que você não tenha seu calendário em mãos nesse momento (você poderia estar em um restaurante, falando ao celular enquanto espera o seu prato). Nesse caso, você precisará coletar esse item. Por isso é tão importante ter uma caixa de entrada sempre em mãos!! Vamos supor que você adicione uma mensagem de voz no celular, lembrando que haverá essa reunião.

Perceba que caso você apenas tenha coletado o item, mas não processado, e colocado ele no seu calendário, ele estará desatualizado! Por isso, é necessário que, assim que possível, você faça a revisão de suas caixas de entrada, e processe seus itens. Isso é necessário para que você possa continuar confiando no seu sistema.

“Mas eu não consigo!”

Eu sei. É muito difícil mesmo manter todos os seus projetos, próximas ações, arquivos, calendários, etc perfeitamente atualizados enquanto você passa por toda a correria do dia à dia. Mas isso não é desculpa para manter o seu sistema completamente desatualizado. Não se você fizer a Revisão Semanal.

Revisão Semanal

Na Revisão Semanal, que deve ser feita logicamente uma vez por semana, normalmente em um dia específico do fim de semana. Nele, você dedica ao menos 1h para atualizar o seu sistema novamente. Isso mesmo! É o momento de passar por todas as fases: Coletar, Processar, Organizar e Revisar, e repetir o ciclo continuamente até que você tenha certeza que todas as suas ações, projetos e arquivos estão perfeitamente atualizados de acordo com a sua realidade.

Sem a revisão semanal, o sistema se “degrada”, assim como um jornal velho. Coisas que eram importantes passam a ser desinteressantes, e disputam espaço com outras coisas que são realmente importantes. Portanto, a revisão semanal é o segredo para garantir que a clareza de mente que o GTD te proporciona seja duradoura. Caso contrário, seu cérebro continuará tentando te lembrar de todas as coisas que estão pendentes e ainda precisam ser feitas.

Portanto, mantendo um processo constante de revisão, e nunca falhando em fazer a Revisão Semanal, você terá certeza de que seu sistema estará sempre com os dados mais atuais, e poderá usá-lo para acompanhar suas tarefas, enquanto seu cérebro se preocupa apenas em executá-las.