7) GTD – Fase número 5 – Executar

Ok. Agora você tem um sistema confiável, e está com a mente livre para executar todas as ações que estão na sua “Lista de Ações”. Sua lista de projetos possuí apenas os projetos mais importantes, seu calendário está completamente atualizado.

Como eu começo?

O primeiro passo é olhar o seu calendário. Se você tiver uma ação que precisa executar exatamente nesse momento, não adianta nada tentar fazer outra coisa. Portanto, o primeiro passo é olhar o seu calendário.

Uma vez que você tenha visto seu calendário e não tenha nada para fazer que precise ser feito nesse momento, você pega a sua Lista de Ações. Então você 14 itens que você definiu como próximo passo de algum projeto. E agora? Por onde eu começo?

Executando as Ações

Para executar as ações, você precisa levar 4 aspectos em consideração, nessa ordem.

• Contexto
• Tempo disponível
• Energia disponível
• Prioridade

Contexto

Primeiramente, você irá filtrar todas as ações que você pode fazer no lugar onde você está. Se você está no escritório, não adianta você olhar para a ação “Tirar o lixo do banheiro”. Não há nada que você possa fazer. Possívelmente, as ações que você pode executar no escritório são aquelas relacionadas com “computador”, “telefone”, e possivelmente “escritório”. Se você estivesse à caminho de uma visita à um cliente, talvez as únicas ações que você pudesse executar fossem as do contexto “telefone”. Portanto, o primeiro passo é remover das suas ações candidatas para serem executadas aquelas que não pertecem ao contexto onde você está.

Tempo disponível

O primeiro passo que você fez foi olhar o seu calendário. Isso é importante não só para saber se você deveria estar fazendo algo inadiável nesse momento, mas também para você saber quando terá que fazer algo que precisa ser feito naquele momento. Portanto, se agora fosse 9:30h e você tivesse uma reunião às 10h, você descartaria todas as ações que potencialmente demorariam mais de 30 minutos para fazer.

Energia disponível

Tarefas diferentes requerem energias diferentes de nós. Vamos supor que fosse 11h da noite e você estivesse revendo as últimas ações para fazer antes de dormir, após um dia estafante de trabalho. Dentro da lista de ações, você encontra: “Capítulo 2 do livro de xadrez” e “Ler Men’s Health desse mês”. Embora você estime que ambas as ações levariam o mesmo tempo para executar, ler a revista seria algo mais proveitoso dado o seu estado de cansaço, e então você opta pela revista e deixa o livro de xadrez para uma outra hora, quando você estiver mais disposto.

Prioridade

Finalmente, se todos os parâmetros acima não tiverem servido para você definir qual tarefa executar, você define pela “prioridade”. É claro que esse contexto é subjetivo: “Prioridade de quê?”. E o melhor conselho é seguir seus instintos. Possivelmente, o item que você escolheu é o mais importante. Se você renegou aquela tarefa longa e enfadonha, possivelmente você não está no nível de energia adequado para lidar com ela. Além disso, muitas vezes as ações do projeto mais importante saltam aos nossos olhos nessas comparações, por exemplo caso um projeto possua uma data de entrega e o outro não.

Definindo Prioridade das Ações

Pode ser que apenas “seguir o instinto” não seja uma maneira muito confortável de definir prioridades para você. Se for esse o caso, talvez você queira ter certeza de que as ações que constam na sua lista de “Próximas Ações” são realmente as ações mais importantes.

Para isso, a melhor abordagem é definir em uma lista quais são os seus objetivos em um prazo longo. Por exemplo, quais são seus objetivos para os próximos 5 anos?

Após pensar bastante nesse assunto, procure desmembrar esses objetivos em sub-objetivos para cumprir em 3 anos. Depois 1 ano. Depois 1 mês.

Desmembrando, pouco à pouco, cada um desses objetivos, você deverá chegar em um nível de detalhes que é idêntico ao de seus projetos, e então à suas ações.

E se não for? Nesse caso, possivelmente você deve revalidar seus projetos, para que eles estejam mesmo de acordo com seus objetivos. Talvez os projetos “Perder 6 Kg”, “Levar meus filhos ao Parque” e “Agendar 2nd lua de mel” não tenham entrado na lista inicial de projetos em detrimento de outros, que após análise do panorama geral, são menos importantes.

Portanto, essa abordagem de longo prazo é importante para que você alinhe suas ações e projetos de acordo com seus objetivos, para que no momento de executar a tarefa você possa iniciar a execução dela sem preocupações de estar ou não fazendo a coisa certa.