7) GTD – Fase número 5 – Executar

Ok. Agora você tem um sistema confiável, e está com a mente livre para executar todas as ações que estão na sua “Lista de Ações”. Sua lista de projetos possuí apenas os projetos mais importantes, seu calendário está completamente atualizado.

Como eu começo?

O primeiro passo é olhar o seu calendário. Se você tiver uma ação que precisa executar exatamente nesse momento, não adianta nada tentar fazer outra coisa. Portanto, o primeiro passo é olhar o seu calendário.

Uma vez que você tenha visto seu calendário e não tenha nada para fazer que precise ser feito nesse momento, você pega a sua Lista de Ações. Então você 14 itens que você definiu como próximo passo de algum projeto. E agora? Por onde eu começo?

Executando as Ações

Para executar as ações, você precisa levar 4 aspectos em consideração, nessa ordem.

• Contexto
• Tempo disponível
• Energia disponível
• Prioridade

Contexto

Primeiramente, você irá filtrar todas as ações que você pode fazer no lugar onde você está. Se você está no escritório, não adianta você olhar para a ação “Tirar o lixo do banheiro”. Não há nada que você possa fazer. Possívelmente, as ações que você pode executar no escritório são aquelas relacionadas com “computador”, “telefone”, e possivelmente “escritório”. Se você estivesse à caminho de uma visita à um cliente, talvez as únicas ações que você pudesse executar fossem as do contexto “telefone”. Portanto, o primeiro passo é remover das suas ações candidatas para serem executadas aquelas que não pertecem ao contexto onde você está.

Tempo disponível

O primeiro passo que você fez foi olhar o seu calendário. Isso é importante não só para saber se você deveria estar fazendo algo inadiável nesse momento, mas também para você saber quando terá que fazer algo que precisa ser feito naquele momento. Portanto, se agora fosse 9:30h e você tivesse uma reunião às 10h, você descartaria todas as ações que potencialmente demorariam mais de 30 minutos para fazer.

Energia disponível

Tarefas diferentes requerem energias diferentes de nós. Vamos supor que fosse 11h da noite e você estivesse revendo as últimas ações para fazer antes de dormir, após um dia estafante de trabalho. Dentro da lista de ações, você encontra: “Capítulo 2 do livro de xadrez” e “Ler Men’s Health desse mês”. Embora você estime que ambas as ações levariam o mesmo tempo para executar, ler a revista seria algo mais proveitoso dado o seu estado de cansaço, e então você opta pela revista e deixa o livro de xadrez para uma outra hora, quando você estiver mais disposto.

Prioridade

Finalmente, se todos os parâmetros acima não tiverem servido para você definir qual tarefa executar, você define pela “prioridade”. É claro que esse contexto é subjetivo: “Prioridade de quê?”. E o melhor conselho é seguir seus instintos. Possivelmente, o item que você escolheu é o mais importante. Se você renegou aquela tarefa longa e enfadonha, possivelmente você não está no nível de energia adequado para lidar com ela. Além disso, muitas vezes as ações do projeto mais importante saltam aos nossos olhos nessas comparações, por exemplo caso um projeto possua uma data de entrega e o outro não.

Definindo Prioridade das Ações

Pode ser que apenas “seguir o instinto” não seja uma maneira muito confortável de definir prioridades para você. Se for esse o caso, talvez você queira ter certeza de que as ações que constam na sua lista de “Próximas Ações” são realmente as ações mais importantes.

Para isso, a melhor abordagem é definir em uma lista quais são os seus objetivos em um prazo longo. Por exemplo, quais são seus objetivos para os próximos 5 anos?

Após pensar bastante nesse assunto, procure desmembrar esses objetivos em sub-objetivos para cumprir em 3 anos. Depois 1 ano. Depois 1 mês.

Desmembrando, pouco à pouco, cada um desses objetivos, você deverá chegar em um nível de detalhes que é idêntico ao de seus projetos, e então à suas ações.

E se não for? Nesse caso, possivelmente você deve revalidar seus projetos, para que eles estejam mesmo de acordo com seus objetivos. Talvez os projetos “Perder 6 Kg”, “Levar meus filhos ao Parque” e “Agendar 2nd lua de mel” não tenham entrado na lista inicial de projetos em detrimento de outros, que após análise do panorama geral, são menos importantes.

Portanto, essa abordagem de longo prazo é importante para que você alinhe suas ações e projetos de acordo com seus objetivos, para que no momento de executar a tarefa você possa iniciar a execução dela sem preocupações de estar ou não fazendo a coisa certa.

6) GTD – Fase número 4 – Revisar

O objetivo do GTD é de mapear tudo aquilo que precisa ser feito em um sistema confiável para que as coisas permaneçam nesse sistema e fora da sua cabeça. Dessa forma, você não vai ser perturbado com pensamentos como “Nossa, eu tenho que fazer aquela coisa!” ou, pior, “Eu não deveria estar fazendo isso. Deveria estar fazendo aquilo”.

No entanto, as coisas que temos que fazer mudam. Coisas que tínhamos para fazer são completadas, ou se tornam irrelevantes. Além disso, novos projetos surgem à todo momento. Portanto, o verdadeiro desafio não está em montar um sistema confiável, mas sim em manter o seu sistema confiável com as mudanças dos projetos.

Se o seu sistema, em algum momento, não refletir exatamente tudo aquilo que você precisa fazer, o seu cérebro não se enganará. Ele voltará a se preocupar em ficar lembrando as coisas que não estão no seu sistema, e você não terá a clareza que precisa para concluir suas atividades.

Garantindo que as informações sejam atuais

Suponha que você esteja no escritório, de manhã, e está prestes a começar o dia. A primeira coisa que você deve fazer é olhar o seu calendário. Com ele, você terá o panorama de todas a ações que você precisa fazer em um momento específico hoje. Caso nesse exato momento você não tenha nada no calendário, pelos próximos 30 minutos, então você olha a sua lista de “Próximas Ações”.

Nessa lista, você vai buscar todas as ações que você pode executar. O ideal é que suas ações estejam categorizadas por “contextos”, como por exemplo “computador”, “telefone”, “escritório”, para que você evite de perder tempo analisando as ações que não pode executar onde está.

Vamos supor que uma das suas ações seja “ligar para Roberta e pedir balanço do dia anterior”. Você decide realizar essa ação, e na ligação, resolve marcar uma reunião com ela amanhã, às 10h.

Aí você tem duas opções: Como essa é uma ação de calendário (precisa acontecer amanhã às 10h) se você estiver com seu calendário em mãos, você pula a fase de coleta e processa esse item. Ele é então adicionado ao seu calendário, que está atualizado.

No entanto, pode ser que você não tenha seu calendário em mãos nesse momento (você poderia estar em um restaurante, falando ao celular enquanto espera o seu prato). Nesse caso, você precisará coletar esse item. Por isso é tão importante ter uma caixa de entrada sempre em mãos!! Vamos supor que você adicione uma mensagem de voz no celular, lembrando que haverá essa reunião.

Perceba que caso você apenas tenha coletado o item, mas não processado, e colocado ele no seu calendário, ele estará desatualizado! Por isso, é necessário que, assim que possível, você faça a revisão de suas caixas de entrada, e processe seus itens. Isso é necessário para que você possa continuar confiando no seu sistema.

“Mas eu não consigo!”

Eu sei. É muito difícil mesmo manter todos os seus projetos, próximas ações, arquivos, calendários, etc perfeitamente atualizados enquanto você passa por toda a correria do dia à dia. Mas isso não é desculpa para manter o seu sistema completamente desatualizado. Não se você fizer a Revisão Semanal.

Revisão Semanal

Na Revisão Semanal, que deve ser feita logicamente uma vez por semana, normalmente em um dia específico do fim de semana. Nele, você dedica ao menos 1h para atualizar o seu sistema novamente. Isso mesmo! É o momento de passar por todas as fases: Coletar, Processar, Organizar e Revisar, e repetir o ciclo continuamente até que você tenha certeza que todas as suas ações, projetos e arquivos estão perfeitamente atualizados de acordo com a sua realidade.

Sem a revisão semanal, o sistema se “degrada”, assim como um jornal velho. Coisas que eram importantes passam a ser desinteressantes, e disputam espaço com outras coisas que são realmente importantes. Portanto, a revisão semanal é o segredo para garantir que a clareza de mente que o GTD te proporciona seja duradoura. Caso contrário, seu cérebro continuará tentando te lembrar de todas as coisas que estão pendentes e ainda precisam ser feitas.

Portanto, mantendo um processo constante de revisão, e nunca falhando em fazer a Revisão Semanal, você terá certeza de que seu sistema estará sempre com os dados mais atuais, e poderá usá-lo para acompanhar suas tarefas, enquanto seu cérebro se preocupa apenas em executá-las.

5) GTD – Fase número 3 – Organizar

Após a fase de processar, você já sabe quais são seus projetos (que são todos aqueles objetivos que precisam de mais de um passo para serem alcançados), quais são as próximas ações para cada um deles e quais dessas ações você vai delegar e quais vai executar. Agora, chegou a hora de organizar todas essas informações.

A fase de organizar é extremamente importante, não simplesmente porque você não pode ser capaz de fazer sem ter passado pela fase “organizar”, mas porque ela define claramente, sem ambiguidades, o que deve ser feito com cada uma das informações que você processou para que você alcance seu objetivo. Por isso, é importante não só que você organize as coisas, como organize da forma como o GTD recomenda, para que o processo possa se tornar natural e automático, e você possa se concentrar nas tarefas em vez de na organização delas.

Aqui está o que você vai precisar para organizar seus itens:

• Uma lista de projetos
• Material de suporte aos projetos
• Uma agenda / calendário
• Lista de “Próximas Ações”
• Lista “Em Espera”
• Arquivo de Referência
• Uma lista “Algum dia / Talvez”

Lista de Projetos

Similar à uma lista de afazeres, ou “To-Do”, essa é uma lista simples que contém uma série dos projetos que você ainda precisa concluir. Quando eu digo uma lista simples, quero dizer simples mesmo. É só uma sequência de frases que simbolizam um projeto. Exemplo:

• Relatório de vendas de agosto
• Realizar avaliação de desempenho
• Apresentação da nova área

É só isso. Essa lista deve estar sempre à mão, para quando você precisar consultar, e simboliza as coisas que você precisa entregar / terminar.

Material de Suporte à Projetos

Todos os materiais que são relativas à um projeto que ainda não foi concluído deve ser armazenado em um local de fácil acesso, de preferência relacionado com o projeto em questão. Por exemplo, para o projeto “Apresentação da nova área” você provavelmente tem figuras de organogramas da área, lista dos funcionários, de atirbuição, etc. Todo esse material deve estar prontamente disponível no momento em que você for trabalhar no projeto.

Uma agenda / calendário

O modo de usar o calendário no GTD é um pouco diferente dos outros métodos, e possivelmente diferente da forma como você está acostumado à usá-lo. No GTD, apenas os compromissos que devem necessariamente ocorrer em um período específico são incluídos no calendário! Portanto, você não inclui uma ação como “fazer orçamento da área” no calendário como algo para fazer na terça-feira. Muito menos algo para fazer na terça-feira das 8h às 9h. A excessão para isso é se para fazer o orçamento você precisa marcar uma reunião com outras pessoas em um horário específico. Caso contrário, essa ação deve ser lançada na lista “Próximas Ações”.

Próximas Ações

Nessa lista serão listadas todas as próximas ações que você mapeou nos projetos que estão listados na lista de projetos. Essa lista também deve ser simples, apenas te orientando sobre qual o próximo passo. Um exemplo de lista de próximas ações, para os projetos descritos acima, seria:

• Pedir planilha de vendas
• Marcar reunião com RH para definir cronograma da avaliação de desempenho
• Escrever resumo da apresentação

Perceba que a lista de ações não está relacionada diretamente com a lista de projetos. Em vez disso, ela vive quase que independente uma da outra. Essa lista de ações deve estar sempre à mão, e sempre deve ser consultada quando você estiver em um período em que não há nada marcado na sua agenda para fazer, ou seja, não há nada pra fazer que seja mandatório que seja feito nesse dia/horário.

Lista “Em Espera”

Nessa lista você deve incluir todas as ações que foram delegadas na fase “Processar”. Por exemplo:

• Levantamento dos funcionários da área (Cláudia)
• Novas imagens da apresentação (Paulo)

Essa lista também deve ser mantida sempre por perto. Você vai se sentir totalmente sobre controle sabendo que tudo aquilo que as pessoas se comprometeram a entregar para você está em suas mãos, em um só lugar!

Arquivo de Referência

Um arquivo de referência é o local onde você armazenou as informações sobre as quais não há ação à ser tomada, mas que podem ser importantes no futuro. É essencial que esse arquivo seja fácil de ser atualizado e buscado para que ele se mantenha útil. Hoje em dia, com os computadores, isso não é mais um grande problema. No entanto, no caso das informações de papel, é preciso um cuidado especial para que o arquivo não se torne uma caixa de tranqueiras.

Lista de “Algum dia / Talvez”

Nessa lista você armazenará os projetos nos quais ainda não pode trabalhar porque sua lista de projetos está grande demais, e nesse momento eles tem menor prioridade. Normalmente, na lista de “Algum dia / Talvez” encontramos coisas como:

• Aprender espanhol
• Visitar a Grécia
• Ler livro “A viagem de Shackleton”

São coisas que você gostaria de fazer, mas no momento não possui os recursos para fazer. É importante que todos os projetos que se encaixem nessa descrição permaneçam nessa lista, para que você possa revisá-la esporadicamente, e no futuro leve os projetos dessa lista para sua “Lista de Projetos” principal.

Conclusão

Após a fase de organizar, todas as informações que você coletou estarão em um formato otimizado para uso nas suas tarefas. É muito importante que esse formato seja seguido à risca, ao menos à princípio, para que você se acostume com a maneira GTD de fazer às coisas. Pode ser que à princípio dissociar as ações dos projetos, ou removê-las do calendário, não seja tão fácil. Mas com o tempo, a liberdade e controle que você conseguirá com essa abordagem compensará qualquer curva de aprendizado.

4) GTD – Fase número 2 – Processar

Processando os Itens Coletados

Antes de explicar a etapa de processar, eu gostaria de responder a seguinte pergunta: “Qual item coletado eu devo processar primeiro? Eu devo processar de cima para baixo ou de baixo para cima?”. A resposta é que todos os itens tem que ser processados ao final da fase de processar. Portanto, teoricamente não deveria fazer diferença a ordem em que você pega os itens, assumindo que você jamais deixaria qualquer item voltar para a caixa de entrada.

No entanto, nem todas as pessoas são disciplinadas assim, e isso pode acabar por complicar um processo que tem que ser simples, para poder ser executado sem esforço e sempre que necessário. Portanto, as duas diretrizes que devem ser seguidas na hora de pegar os itens de coleta são:

• “Você deve começar pelo primeiro item que você ver. Ou seja, se você coletou com um caderninho, você começa com o primeiro item da primeira página. Ou a primeira tarefa do seu Palm. A primeira mensagem do seu celular. Ou o primeiro e-mail.
• “Você deve seguir a ordem lógica dos itens que você coletou. Você não pode pegar o primeiro item, depois o último. Não adianta “escolher” o item também. E, principalmente, você não deve devolvê-lo à caixa de entrada uma vez que você o pegou para processá-lo.

Nossa, com todas essas regras até parece que a etapa de processar é dura, mas não é verdade. Elas só servem para te acostumar a fazer algo que é simples por natureza, da forma mais simples, rápida e direta possível.

Mas o que é Processar?

Agora chegou a hora de processar cada um dos itens da sua caixa de entrada. Mas não se preocupe! Processar não significa resolver ou terminar cada um dos itens que você coletou.
Em vez disso, processar significa seguir dois passos para cada um dos seus itens na caixa de entrada.

O primeiro passo de processar é perguntar: “O que é isto?”.

Isso mesmo! Essa simples pergunta já é 50% da fase do processamento. E ela é importante porque é ela que define qual será o segundo passo. Uma vez respondida essa pergunta, você pode ir para o próximo passo.

O segundo, e último passo, é perguntar: “Isso é passível de ação?”

Se você responder: “Não!”, então você tem três opções.

1. Jogar no lixo, isso não serve para nada
2. Arquivar, pois isso contém informação que eu posso precisar no futuro
3. Incubar, pois eu posso querer reavaliar esse item no futuro.

Caso você deseje arquivar esse item, é importante que você tenha um local onde esteja habituado a arquivar suas informações, seja no computador, em uma pasta, ou em um arquivo mesmo.

Caso você deseje incubar um item porque não há ação passível agora mas talvez haja no futuro, você então deve marcar uma data quando esse item voltará a ser enviado para a sua caixa de coleta, onde você o processará novamente e, possivelmente, responderá “Sim!”.

Voltando a pergunta “Isso é passível de ação?”, caso você responda “Sim!” para um item, então você terá que responder à mais uma pergunta:

“Qual é a próxima ação?”. Se você conseguir responder à essa pergunta, terá em suas mãos o componente exato que precisará organizar para chegar até o resultado desejado. A próxima ação é uma atividade física e visível que o fará chegar mais próximo da conclusão.

Uma vez definida a próxima ação, você possuí três opções:

1. Se ela levar menos de 2 minutos, faça: 2 minutos é basicamente o tempo que você leva organizando uma ação, portanto você pode simplesmente executar a tarefa se o tempo que leva para executá-la é tão pequeno.
2. Delegue: Se você não for a pessoa mais adequada para realizar uma ação, atribua essa tarefa à pessoa mais adequada.
3. Adie: Se você for a pessoa certa para realizar uma determinada tarefa e ela demorar mais do que 2 minutos para ser realizada, você terá que adiá-la para um próximo momento, colocando essa tarefa na sua lista de “Próximas Ações”.

Uma vez que todos os seus itens estiverem processados, você poderá realizar a próxima fase do sistema GTD: Organizar.

3) GTD – Fase número 1 – Coletar

A Coleta dos Veios Abertos

O primeiro passo para utilizar o GTD é coletar. Para que você possa esvaziar a sua mente, é preciso que você guarde toda a sua “tralha” em um lugar confiável, fora da sua mente.

Para que sua mente pare de lembrá-lo de suas tarefas, você precisa estar certo de que coletou absolutamente TUDO o que precisa ser feito. Tudo o que você considera inacabado, pessoal ou profissional, seja grande ou pequeno, urgente ou não, mais ou menos importante, precisa ser coletado. Tudo aquilo que você acha que ainda está incompleto, e que você tem o mínimo de comprometimento pessoal em mudar, será coletado.

Nesse exato momento, você está coletando coisas. Correspondências estão sendo entregues na sua residência. E-mails estão chegando na sua caixa de entrada. Da mesma forma, outras coisas vão sendo coletadas, se não em algum sistema formal, dentro de sua mente. Quando você passa pela cozinha e pensa que precisa comprar mais leite, você está coletando.

Assim que você pensa “deveria”, “preciso”, “eu tenho que” antes de algo, isso acrescenta uma lacuna que precisa ser preenchida, um veio que precisa ser fechado. Para que você possa organizar todas essas atividades, você precisa coletá-las todas em algum sistema confiável. Senão, sua mente se encarregará de coletá-las para você. E também se encarregará de te lembrar disso sempre que você estiver executando outras tarefas importantes, mesmo quando não puder fazer nada a respeito.

Ferramentas de Coleta

Diversas ferramentas podem ser utilizadas para coletar. Pode ser uma caixa, onde você coloca as suas pendências, um caderninho, um quadro branco, um “Palm”, uma mensagem de voz no seu celular ou e-mail. Embora cada uma dessas ferramentas tenha suas próprias características, não são as limitações da ferramenta em si, mas o uso que você faz delas, que definirão a eficácia do seu processo de coleta.

O primeiro quesito para uma coleta eficaz é: Cada uma das lacunas deve estar dentro da sua ferramenta de coleta e fora da sua cabeça. Portanto, preferência deve ser dada às ferramentas que você tem sempre à seu alcance, como celulares e Palms, e menos à outras que você não pode carregar sempre, como o e-mail e uma caixa. No entanto, o e-mail pode ser conveniente no fato de que você leva alguns segundos para escrever um e-mail se lembrar de algo no escritório, e você pode colocar dentro de uma caixa todas as contas que precisa agendar, revistas para ler, tranqueiras para arrumar ou jogar fora, etc. O importante é que você esteja guardando as coisas em algum lugar, fora da sua cabeça, assim que algo aparece e que ainda não está em nenhuma de suas ferramentas de coleta.

O segundo quesito é: Tenha o menor número de ferramentas de coleta com as quais possa sobreviver. Aqui age o princípio de “Tudo deve ser o mais simples possível, mas não mais simples que o possível”. Algumas pessoas podem coletar todas as suas coisas no Palm. Outras talvez usem o e-mail no escritório e um caderninho em casa. Outras gravam mensagens de voz no celular assim que pensam em algo. O importante é que você não tenha mais ferramentas do que seja estritamente necessário. Assim que você definir suas ferramentas de coleta, pense se você não conseguiria coletar todas as suas coisas, sempre que preciso, mesmo sem uma delas. Quanto menos ferramentas você tiver, mais confiança você terá de que seus itens foram coletados, e mais fácil será de processá-los depois.

O terceiro quesito é: Esvazie suas caixas de coleta regularmente. As ferramentas de coleta não servem para guardar coisas que você vai fazer, nem devem ser usadas como “lista de atividades”. Elas são apenas uma forma de você marcar em algum lugar, fora da sua cabeça, algo que precisa ser feito. Você precisa ter o hábito de tirar as coisas de sua caixa de entrada, mas isso não significa que você vai fazer todas elas na mesma hora! Você apenas vai definir o que elas são, e organizá-las dentro do seu sistema. Além disso, você nunca deve colocar NADA de volta na caixa de coleta! A caixa de coleta é como um container onde você coloca as coisas que ainda precisa processar. Se você deixar as coisas dentro dela, é como se você deixasse latas de lixo que ninguém descarrega.

Um excesso de tralha na caixa de entrada, é um sinal de falha no próximo passo do sistema da pessoa. Esse é também o máximo que algumas pessoas chegam em matéria de organização, principalmente no caso de caixas de entrada de papel e no e-mail. Pelo menos elas sabem que lá dentro, em algum lugar, de algum modo, existe alguma coisa que elas ainda precisam fazer.

Utilizando-se da fase da coleta com eficácia, você poderá garantir que TUDO aquilo que chega até você está mapeado em suas ferramentas de coleta e fora de sua cabeça. Mas essa “tralha” não ficará para sempre na sua caixa de entrada. E para esvaziar a suas caixas de entrada, você irá para o próximo passo do processo GTD: Processar.

2) GTD – O que é o GTD

O que é o GTD?

O GTD é a forma pela qual você conseguirá administrar todos os seus afazeres de forma serena e relaxada. Através do GTD, você tem o mesmo controle sobre um imenso número de tarefas que você teria sobre apenas algumas. Quando o número de tarefas que você tem aumentar, o GTD é o modo através do qual você administra essas novas tarefas e continua executando todas elas com o mesmo controle de antes.

Mas não se engane: O GTD não é um sistema difícil de entender. E nem será tão difícil de implementar uma vez que você o conheça. Na verdade, esse controle que ele te proporciona vem da sistematização de premissas que você já conhece mas não executa de forma sistemática. Essas premissas são:

1) Armazenar tudo o que você precisa fazer fora de sua mente.
2) Disciplinar-se a definir à priori a próxima ação de cada um dos seus compromissos.

Lidando com os compromissos

A maior parte do stress que sentimos vem dos compromissos que estipulamos ou aceitamos. Muitos desses compromissos são feitos com nós mesmos, e estamos sempre prontos a cobrar o cumprimento desse compromisso.

Cada um desses compromissos, seja “aprender uma nova língua” ou “pintar a garagem”, são como veios abertos, que ficam armazenados em nossas mentes. E é a dificuldade de lidar com todos esses compromissos simultaneamente que causa o stress que sentimos diariamente durante cada uma das tarefas que realizamos.

O GTD é a maneira através da qual você irá identificar cada um dos compromissos que você assumiu, um por um, e de forma sistemática, definir o que fazer com eles. Pode parecer simples, mas a maior parte das pessoas passa o longo de suas vidas sem fazer isso de forma eficiente.

Requisitos básicos para lidar com os compromissos

• ” Se algo está em sua mente, é sinal que ela não está clara. Qualquer coisa que você considere inacabada deve ser armazenada em um sistema confiável, fora de sua mente.
• ” Em seguida, é preciso definir exatamente qual o objetivo e o que é preciso fazer para começar a cumpri-lo.
• ” Uma vez definidas essas ações, é preciso manter lembretes sobre cada uma delas, em um lugar onde você as revise regularmente.

Esses são os motivos principais porque os seus compromissos permanecem em sua mente. Ou você não possui clareza sobre o que precisa ser feito, ou não sabe exatamente qual é a próxima ação para começar, ou não tem um lugar confiável onde buscar essas duas informações.

Portanto, não adianta você administrar o tempo se ainda tiver as coisas vagando dentro de sua cabeça. O seu primeiro objetivo é remover toda essa “tralha” para fora de sua cabeça, onde esteja claramente definido o que você quer realizar, e qual a próxima ação a ser feita. Antes de você administrar o tempo, você tem que administrar suas ações!

Administrando ações

O grande desafio é definir o que precisa ser feito. A maioria das pessoas tem dúzias de coisas para fazer, e por isso reclamam de falta de tempo. Muitas vezes a reclamação da falta de tempo vem do fato de que elas não conseguem realizar seus projetos. Mas ninguém realiza projetos! O máximo que uma pessoa pode fazer é uma ação. E as ações nem sempre são demoradas. Muitas vezes, levam só alguns minutos. Ninguém é capaz de “fazer” um projeto. Você executa diversas ações, e são elas fazem o projeto.

Portanto, realizar projetos significa, antes de mais nada, decidir qual ação executar. Parece simples, mas a maior parte das pessoas não sabe qual é o próximo passo que precisa ser dado para concluir um objetivo. É preciso possuir essa clareza logo que as coisas aparecem no radar, e não no final, quando o problema já se desenvolveu.

Resumindo, definir tudo o que precisa ser feito, quais são os objetivos, e quais são os próximos passos, são coisas que todos nós fazemos. A diferença é que com o GTD nada fica na sua mente. NADA. Você coletará e guardará 100% da sua “tralha” dentro de um sistema confiável, sempre a mão, e que você revisa regularmente.

1) GTD – “A Arte de Fazer Acontecer”

O “GTD”, como ele é mais comumente conhecido, é a abreviação de “Getting Things Done”, livro de David Allen que chegou ao Brasil com o título “A Arte de Fazer Acontecer”. O GTD busca uma maneira de executarmos as coisas de forma relaxada, e explica que utilidade da agenda que você fez com seus afazeres acaba no momento em que alguém te interrompe.

Além disso, o GTD também é um método que busca lhe dar uma certeza: A certeza de que quando você estiver fazendo algo, seja lendo seus e-mails, conversando com seus amigos, ou fazendo compras, você está fazendo exatamente aquilo que deveria estar fazendo.

Mas o GTD é muito mais que um método através do qual você consegue executar as tarefas sem interrupções ou de priorização de tarefas. Aliás, o GTD não é necessariamente um bom processo para priorização de tarefas.

O que o GTD é bom, no entanto, e por isso ele tem conseguido o séqüito de fãs que ele recebeu desde sua publicação, é na “arte de realizar as coisas sem stress”. Isso mesmo, fazer as tarefas de forma relaxada, em vez de tensa. Executar as tarefas importantes, sem se preocupar com as urgentes. Como isso é possível?

Para entender, precisamos antes compreender uma particularidade do nosso cérebro. E essa particularidade é que ele é feito de uma “parte inteligente” e uma “parte burra”. É claro que essa é só uma maneira simplificada de explicar o motivo pelo qual você coloca aquela pasta que você não pode esquecer de levar ao trabalho amanhã embaixo das chaves do carro. Sua parte inteligente pensa: “Bom, se eu vou sair com o carro amanhã, vou ter que ver a pasta na minha frente.”, e assim você previne sua “parte burra” de esquecer a pasta no dia seguinte. Fazemos isso com diversas coisas: Colocamos a lista de compras sob as chaves de casa, deixamos o guarda-chuvas na frente da porta, etc.

Da mesma forma, existe uma parte do nosso cérebro que tenta nos fazer lembrar de todas as coisas que precisam ser feitas. Aquela lâmpada que você precisa arrumar na sala, o carro que precisa ir para o mecânico, o e-mail do seu amigo que você não respondeu, o presente do dia das mães que você precisa comprar. O seu cérebro vai procurar te lembrar dessas coisas sempre que ele puder. Sempre mesmo. Mesmo quando isso for completamente desnecessário.

E lá está você no escritório, respondendo aquele e-mail importante, quando você pensa: “Preciso comprar os pães e frios quando voltar para casa”… e esse pensamento logo emenda com “Ah, e quando estiver em casa, preciso ligar para o meu pai já que é aniversário dele, e… ah saco, ainda vou ter que lavar toda a louça e…”. De repente, você se lembra daquele e-mail na sua frente, inacabado. “Onde é que eu estava mesmo?”

É por isso que o GTD é a “arte de realizar as coisas sem stress”. Ele é capaz de fazer você responder o e-mail acima em 5 minutos, sem ser incomodado, em nenhum momento, pela outra parte do seu cérebro, que ficará te interrompendo com as outras coisas que você precisa fazer.
Através da prática do GTD, você estará apto a se concentrar nas suas tarefas em estado completo de concentração, e só deixará de executar as tarefas no momento que você pré-definiu, ou quando sua tarefa tiver sido concluída. Quando isso acontecer, você saberá exatamente o que fazer a seguir, será natural escolher a próxima tarefa. E lá estará você novamente, executando a tarefa de forma completamente relaxada. Sem interrupções mentais. E sem stress.

Parece interessante? Então conheça um pouco mais do GTD nos capítulos à seguir.